Puntos por considerar para un adecuado control de activo fijo

Iniciaremos por definir qué es un activo fijo, estos pueden ser definidos como los activos tangibles o intangibles destinados al mantenimiento de la empresa o industria, en este artículo nos enfocaremos en los tangibles y la importancia de contar con un buen control de ellos junto con sus implicaciones legales, recomendaciones y más puntos de interés para la compañía.

Partiendo con el artículo 146 de la Ley Aduanera, donde se establecen los documentos que amparan la tenencia, el transporte o manejo de mercancías extranjeras.

Es necesario precisar que, con independencia del régimen aduanero utilizado, las empresas deben mantener el expediente electrónico y digital de sus importaciones los siguientes documentos:

• Impresión Simplificado.
• Factura Comercial.
• Carta traducción a la factura (en casos aplicables).
• Guía aérea o Conocimiento de embarque.
• Documentos que comprueben el cumplimiento de Regulaciones y Restricciones No Arancelarias (contemplando también NOMS).
• Documentos de traslado o notas de entrega que comprueben la entrada o salida física del almacén (únicamente en operaciones virtuales).
• Certificado de origen (preferencias, cuotas, cupos, etc.)
• Manifestación de valor*.
• Hoja de cálculo.
• El detalle de la transmisión de información relativa al valor y comercialización de mercancías (COVE’s) con su respectivo acuse y acuses de cumplimiento de obligaciones relativas al despacho aduanero (ED’s).
• Carta de encomienda. *

(Art. 36-A Fr. I, 59 Fr. II, III y V Ley Aduanera, Art. 77, 80 y 110 RLA, Reglas, 3.1.8; 3.1.31; 1.5.1 y Anexo 1 de las RGCE)

Es importante precisar que, los datos de identificación individual que ostenten en el activo fijo, deben coincidir con los documentos a través de los cuales es obligatorio transmitir esta información; es decir, en el acuse de valor (antes COVE) esto de conformidad con el artículo 36-A de la Ley Aduanera, esto a partir del 10 de Diciembre del 2013; sin embargo, con la publicación del nuevo Reglamento a la Ley Aduanera publicado el 20 de Abril del 2015 y que entró en vigor 2 meses posteriores a esta publicación, se estableció en su artículo 67 la posibilidad de transmitir está información a través de un documento digitalizado; por tal motivo, es sugerible que el agente aduanal realice el reconocimiento previo (artículo 42 Ley Aduanera) del despacho aduanero con el fin de verificar que los datos de identificación coinciden plenamente.

Vale la pena mencionar que, antes del 10 de Diciembre del 2013, la Ley Aduanera en su artículo 36 establecía que los datos de identificación individual se podían plasmar en el pedimento, en la factura, en el documento de embarque o en relación anexa que señale el número de pedimento correspondiente, firmada por el importador, agente o apoderado aduanal.

Así mismo, en el artículo 108 de la Ley Aduanera en su fracción tercera se establece que los activos fijos importados temporalmente con la clave del pedimento “AF” por parte de empresas con programa IMMEX autorizado por Secretaría de Economía, tendrán un plazo de permanencia por la vigencia del programa de maquila o de exportación en los siguientes casos (artículo 12 Decreto IMMEX):

a) Maquinaria, equipo, herramientas, instrumentos, moldes y refacciones destinados al proceso productivo.

b) Equipos y aparatos para el control de la contaminación; para la investigación o capacitación, de seguridad industrial, de telecomunicación y cómputo, de laboratorio, de medición, de prueba de productos y control de calidad; así como aquellos que intervengan en el manejo de materiales relacionados directamente con los bienes de exportación y otros vinculados con el proceso productivo.

c) Equipo para el desarrollo administrativo.
(…)

De conformidad con el artículo 24 fracción VI del Decreto IMMEX, las empresas que hubiesen importado en temporal, deben mantener las mercancías en sus domicilios registrados; es por ello que, hay que considerar la rastreabilidad de los mismos y demostrar ante cualquier acto de fiscalización que se encuentran en dichos domicilios.

Recomendaciones

• Contar con un layout de la planta lo más claro posible en el que se tenga bien ubicado por líneas de producción las maquinas, moldes, refacciones que se encuentren en las instalaciones de la empresa. Con ello se puede llevar un mayor control de la rastreabilidad de estos.
  • Realizar un levantamiento de inventario físico.
  • Identificar la parte documental contra el levantamiento físico.
  • Vinculación documental contra el levantamiento físico.
• Aunado al punto anterior, señalar en un archivo en formato Excel el desglose de los pedimentos y demás documentos señalados en el articulo 146 de Ley Aduanera mencionado anteriormente para que, en caso de que la autoridad inicie facultades de comprobación se cuente con la documental de una manera más eficiente y con ello evitar sanciones y/o embargos con el impacto financiero que esto puede representar.
• Para aquellas importaciones de moldes o refacciones realizadas con clave de pedimento “AF” se recomienda analizar la opción de cambio de régimen (clave de pedimento “F5”) ya que por la naturaleza de los bienes es compleja su rastreabilidad.
• TODO el activo cuente con una placa de identificación individual que indique nombre, origen, modelo, número de serie, siempre y cuando dichos datos existan.
• Elaborar una carpeta donde se encuentre debidamente identificado todo el activo fijo con el que cuente la empresa, en dicha carpeta se recomienda indicar por cada máquina y/o equipo:

1. Mapa de ubicación del activo.
2. Fotografía de la mercancía.
3. Datos de identificación de la mercancía.
4. Documentación original que acredite legal estancia, tenencia y/o importación de la mercancía.

Es importante sopesar que, en el caso de activos fijos derivados de compras nacionales se debe resguardar la factura de compra correspondiente, en la que señale los datos de identificación individual, en su caso.

En el caso de activos fijos arrendados o en comodato se debe contar con su contrato de comodato o arrendamiento correspondiente, así como copia de la factura o pedimento que ampare dicha maquinaria, de tal forma que se tenga cómo comprobar la legal estancia, tenencia e importación de los activos fijos que forman parte de la compañía.

Por último es necesario mencionar que existe la facilidad administrativa en términos de la regla 2.5.1. de las Reglas Generales de Comercio Exterior, de realizar un pedimento de regularización (clave A3) para aquella mercancía de la que no se cuente con la documental suficiente.

El no llevar un control adecuado de los activos fijos dentro de las instalaciones de la empresa, podría representar un riesgo en caso de que la autoridad iniciará facultades de comprobación que pueden derivar a un embargo precautorio y sanciones de hasta el 100% del valor comercial de las mercancías, tal cual se contempla en los artículos 151, 176 y 178 de la Ley Aduanera, a continuación me permito transcribir extractos:

Es importante considerar el oficio 326-SAT-I-4390 con fecha del 08/10/20002 publicado por el SAT que nos indica que, antes de iniciar el PAMA, en el informe que se levante para tal efecto, se deben detallar tanto las mercancías que se encuentran debidamente acreditadas como las que no lo estén y, solo sobre estas últimas deberá proceder el embargo precautorio.

Debido a que la autoridad ha incrementado sus actos de fiscalización, se debe concientizar a las áreas involucradas en el control de activos fijos tales como producción, contabilidad, finanzas, compras, comercio exterior, es un hecho que se debe contar con los documentos que comprueben la legal estancia, tenencia o importación, por lo que se debe partir de un buen inventario. También la herramienta del datastage nos puede apoyar considerablemente para verificar que la empresa cuenta con todos los pedimentos registrados al amparo de su RFC y que fueron transmitidos a la autoridad mediante el Sistema Automatizado Aduanero Integral.