Los errores más comunes en el Anexo 24 y estrategias clave para mitigarlos

El IMMEX es un programa de diferimiento arancelario del cual se desprenden entre otras obligaciones, la de “Llevar los sistemas de control de inventarios en forma automatizada y permanente, que mantengan en todo momento el registro actualizado…” de conformidad con lo señalado en el artículo 59 fracción I de la ley aduanera y regla 4.3.1 de las Reglas Generales de Comercio Exterior (RGCE) y cumplimiento con los requisitos mínimos señalados en el Anexo 24 de las RGCE.

El Anexo 24 (A24) de las RGCE es el pilar operativo de cualquier empresa que opere al amparo del programa IMMEX en México, ya que, no se trata solo de un sistema de control de inventarios, sino que es el método idóneo para comprobar el destino de las mercancías importadas al amparo del programa IMMEX, debiendo reflejar fielmente la realidad fiscal y aduanera de las mercancías importadas temporalmente.

Entre las principales funciones del sistema de control de inventarios (A24) se encuentra el control de saldos de las mercancías importadas temporales, determinando por una parte los retornos ya efectuados, así como la existencia de mercancías temporales pendientes de otorgar un destino aduanero, además, del control de plazos de permanencia y de la explosión de materiales permitiendo determinar los materiales incorporados a cada producto terminado, lo que comúnmente se conoce como BOM (bill of materials).

Es importante mencionar que, contar con una correcta administración y control de dicho sistema no es una tarea sencilla, debido a que, las empresas tienden a dar menor importancia a la administración y control de este sistema (Anexo 24), sin contar con el alto índice de rotación de personal y la carga administrativa que complica la correcta actualización del mismo.

En este sentido, llevar un control deficiente de este sistema no solo expone a las empresas a multas millonarias, sino también al desconocimiento de retornos por parte de la autoridad al no brindar certeza respecto a los destinos otorgados o, en el peor de los casos, a la cancelación del programa IMMEX e incluso a la pérdida de la certificación de IVA e IEPS, haciendo exigible el pago total de las contribuciones omitidas con sus multas respectivas. A continuación, analizo los errores más recurrentes detectados en las auditorías de comercio exterior y las estrategias clave para mitigarlos:

Desactualización de la información base (catálogos).

• La información central se encuentra registrada en los diversos catálogos, siendo este el punto de partida ya que contempla el registro de números de parte, fracciones arancelarias, productos terminados, unidades de medida, mermas, desperdicios y en su caso, factores de conversión, clientes, proveedores, agentes aduanales, entre otros. Por lo que, en este sentido, al ser el punto de partida, si la información registrada cuenta con información desactualizada o incompleta, el sistema no replicará la información de manera adecuada al procesar un descargo.

En este sentido, es fundamental que se realicen validaciones por lo menos cada bimestre a fin de corroborar que la información se encuentre completa y correcta, esto a través del área de ingeniería o producción, y evitar discrepancias en las operaciones, además de corroborar que se cuente con la siguiente información mínima registrada: fracciones arancelarias, descripciones en español, unidades de medida, mermas, desperdicios.

Desactualización de los Bill of materials (BOMS).

• Las líneas de producción suelen ser bastante dinámicas, es decir, se realizan sustituciones de materiales por desabasto o ingeniería modifica la estructura de un producto (consumos, mermas, desperdicios), pero estos cambios no se notifican al área de comercio, por lo que, los BOMS registrados en sistema no se actualizan.

Lo que a su vez se traduce en “saldos inflados” de material que en sistema aún cuenta con inventario pero que, físicamente ya no existe en planta (consumo menor registrado en A24) o, en su caso, la generación de “sobre- descargos”, es decir, exportaciones de material mayores a lo que efectivamente se importó (consumo mayor registrado en A24).

Ahora bien, el NO registro o el registro incorrecto de números de parte equivalentes o sustitutos, la NO integración de materiales nuevos a un BOM también desencadena un problema en la parte de descargos, ya que, si existe un material nuevo/equivalente y este no es registrado en ningún BOM, el stock de dicho material se mantendrá siempre sin afectación, provocando que pase su periodo de permanencia y, por tanto, se generen saldos vencidos que nunca tuvieron salida.

Finalmente, el no registro de % de merma y desperdicio, son puntos que la autoridad cuestiona en auditorías ya que, dependiendo del proceso productivo y material, puede ser ilógico que no se tenga este registro en sistema, además, de que el anexo 24 lo señala como requisito obligatorio.

Por lo que, es recomendable y de suma importancia que se realicen auditorias periódicas en conjunto con las demás áreas involucradas a fin de mantener actualizado y correcto el sistema de anexo 24, así cómo, detectar materiales NO incorporados, materiales equivalentes o % de merma y desperdicio NO registrados. Con la finalidad de poder realizar las integraciones o correcciones necesarias para que los descargos se efectúen de manera correcta y de acuerdo con la operación de la empresa y evitando saldos sin afectación y en su caso, vencidos.

Errores de captura en operaciones:

• El error humano es uno de los más comunes, tales como:

Operaciones con errores de captura:

1. Cantidades incorrectas,
2. Unidades de medida sin factores de conversión (no lógicas para el sistema),
3. Contribuciones sin capturar (IVA- IGI),
4. Operaciones sin formas de pago en las contribuciones,
5. Operaciones sin identificadores,
6. Fracciones Arancelarias erróneas.

NOTA: Es necesario recordar que de conformidad con el artículo 173 del reglamento de la ley aduanera, el cómputo del plazo de permanencia inicia cuando se activa el mecanismo de selección automatizado y en muchos de los casos el sistema controla la temporalidad conforme la fecha de pago, es algo que la autoridad ya ha observado en auditorías recientes.  

Operaciones Inconsistentes:

1. Contribuciones incorrectas,
2. Formas de pago distintas,
3. Días de Stock (sin registro de días de stock, descargos efectuados el mismo día de la importación),
4. Números de parte con diferentes fracciones,
5. Valores comerciales incorrectos:

a). Precios unitarios diferentes,

b). Cantidades incorrectas,

c). Factores de conversión mal aplicados.

Operaciones NO capturadas:  

1. Pedimentos que no se capturaron en la base de datos,
2. Pedimentos de rectificación “R1” no capturado o que no se corrigió el dato rectificado.
3. Pedimentos que se capturaron, pero algún número en folio se encuentra erróneo:

a). Aduana,

b). Patente,

c). Folio,

d). Fechas.

Por lo anterior, es fundamental que al finalizar el registro de las operaciones se pueda compulsar al menos de manera mensual la información capturada en sistema vs la información plasmada en DATA STAGE, a fin de detectar discrepancias y poder realizar las correcciones a tiempo para que la información capturada se encuentre completa y correcta con respecto a la información que tiene la autoridad.

Véase entonces que, actualmente el Anexo 24 ha dejado de ser una obligación secundaria para convertirse en el corazón de la defensa fiscal de una empresa con programa IMMEX en México. La mayoría de las multas en auditorías de comercio exterior se originan por un control deficiente de inventarios y no por errores en la aduana.

Por lo que, de manera preventiva, las empresas deben transitar de una administración reactiva a una proactiva, esto se logra mediante la implementación de análisis de datos mensuales (Data Stage vs. Anexo 24 vs inventarios físicos), la capacitación constante del personal operativo y el robustecimiento de los canales de comunicación interna entre Almacén, Finanzas, Ingeniería y Comercio Exterior. La prevención y la auditoría interna constante son las únicas herramientas efectivas contra los créditos fiscales de la autoridad aduanera.