Hoy en día, el comercio exterior es un tema de gran relevancia, especialmente ante los constantes cambios derivados de factores políticos y económicos, así como el incremento de aranceles en diversos países, por esto, el mundo aduanero se encuentra en constante evolución, generando modificaciones frecuentes en las regulaciones, así como nuevos documentos, requisitos y cambios en contribuciones aplicables a las operaciones de comercio exterior.
Sin embargo, ante este escenario surge una pregunta… ¿Cómo es posible llevar un control adecuado sobre todos estos cambios y, al mismo tiempo, identificar lo que está sucediendo con las operaciones de comercio exterior, de forma automatizada?
Para esto, la ANAM (Agencia Nacional de Aduanas de México) mensualmente comparte un archivo denominado Data Stage, claro mientras la empresa haya realizado una solicitud a través de un formato denominado “SOLICITUD DE MATRIZ DE SEGURIDAD PARA ENTREGA DE INFORMACIÓN DE OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR”.
¿Qué es el Data Stage?
En términos sencillos, es un archivo en formato .ZIP integrado por 26 archivos .ASC, los cuales contienen información que la ANAM pone a disposición de los contribuyentes con el detalle de las operaciones de comercio exterior tanto de importación como de exportación, que fueron registradas ante las autoridades aduaneras, en el transcurso de un mes. Por ende, dicho archivo se recibe en el mes inmediato posterior.
Es importante precisar que para recibirlo mensualmente la empresa debe contar con su Matriz de Seguridad vigente.
En caso de ser necesario, se puede solicitar periodos anteriores a la Autoridad (a través de un correo electrónico), es recomendable validar que se cuenta con todos los archivos históricos especialmente por el incremento de revisiones en materia de comercio exterior, recordar que en términos del artículo 67 del Código Fiscal de la Federación las facultades de las autoridades fiscales para determinar las contribuciones o aprovechamientos omitidos y sus accesorios, así como para imponer sanciones por infracciones a las disposiciones fiscales, se extinguen en el plazo de cinco años, excepto a empresas con programa IMMEX, cuyo plazo es de seis años y medio.
Ahora bien, esta herramienta en muchas ocasiones no es aprovechada en su totalidad o incluso puede pasar desapercibida para el área de comercio exterior. Por ello, te detallo a continuación algunas de las maneras en las que puedes aprovecharla para fortalecer el control de las operaciones de comercio exterior.
¿Qué información se transmite dentro del Data Stage?
Podrás encontrarás toda la información relacionada con las operaciones de Importación y exportación realizadas por la empresa, entre los principales datos que podemos identificar se encuentran:
- Número de pedimento.
- Fecha de la operación.
- Fracciones arancelarias.
- Identificadores con sus complementos.
- Información de los clientes y/o proveedores (razón social, TAX ID)
- Valores declarados.
- Valores de Incrementables.
- INCOTERM.
- Contribuciones causadas y pagadas como IVA, IGI, DTA, IEPS, así como sus respectivas formas de pago.
- Tipo de operación y régimen aduanero.
- Aduana de entrada o salida.
- Rectificaciones realizadas a los pedimentos.
- Cantidad y tipo de incidencias detectadas en el despacho aduanero.
En este sentido, el Data Stage se convierte en una especie de “radiografía” de las operaciones aduaneras de la empresa, ya que permite conocer qué información tiene registrada la autoridad y utilizarla como base para una auditoría preventiva, así como migrar información de forma automatizada a un sistema de control de inventarios, e incluso sirve para atender una revisión por parte de la autoridad.
Aunado a lo anterior, es posible realizar una “Auditoria Electrónica” con base al Data Stage en la cual se valide la información transmitida ante el SAAI (Sistema Automatizado Aduanero Integral) y se identifiquen posibles inconsistencias en las operaciones.
Por lo anterior, es importante aprovechar esta herramienta para mantener un adecuado control operativo y documental, así como para identificar oportunamente posibles inconsistencias, mitigar riesgos y prevenir la imposición de multas.
¿Cómo podemos aprovechar esta información?
Un esquema sencillo para aprovechar la información es el siguiente:
- Revisión de operaciones
- Comparación contra documentos de la operación
- Identificación de diferencias
- Análisis del riesgo
Un ejemplo práctico:
Sí al validar el Data Stage aparece una operación que la empresa no tiene registrada en sus controles internos.
- Ante esta situación, es necesario verificar la información transmitida en Data Stage para determinar, en primer lugar, si la operación efectivamente corresponde a la empresa.
- De ser así, se debe tomar como punto de partida el número de pedimento y la patente aduanal, para posteriormente validar la información con la documentación que integra el expediente, como la factura, acuse de valor (COVE), XML y demás documentos.
- De esta manera, será posible determinar qué ocurrió y, en su caso, identificar si se trata de un problema de modulación ante del SAAI, si se trata de una rectificación, una operación realizada de forma indebida por parte del agente aduanal, es decir se dio uso indebido del RFC de la empresa.
De igual manera, si la empresa tiene registrado un pedimento con determinada fracción arancelaria, valor o contribuciones y dicha información no coincide con el Data Stage, la diferencia puede ser una señal para realizar una rectificación al pedimento conforme el artículo 89 de la Ley Aduanera.
A pesar de lo anterior, el Data Stage no solamente puede utilizarse para validar información, identificadores o detectar posibles inconsistencias.
La información contenida en este archivo también puede aprovecharse para otros procesos de control y cumplimiento, como lo son:
- Solicitud de devoluciones de IVA: la información puede servir como apoyo para que el área de contabilidad identifique y valide las operaciones de importación relacionadas con las solicitudes de devolución del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
- Anexo 24: puede utilizarse como fuente de información para capturar, migrar o validar los datos registrados en el sistema de control de inventarios.
- Certificación IVA e IEPS: la información puede servir como base para el cálculo de los porcentajes de retorno y para la revisión del cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la Certificación de IVA e IEPS (CIVA).
- Entre otros.
En conclusión, el Data Stage representa una herramienta con gran utilidad para las empresas dentro del comercio exterior, ya que esta nos permite conocer, identificar y analizar la información que la Autoridad tiene registrada sobre las operaciones de importación y exportación.
Por ello, este no debería considerarse únicamente como un archivo informativo, sino como una fuente de información estratégica para fortalecer el control interno, prevenir contingencias y tomar acciones correctivas oportunamente, logrando así contar con una gestión más eficiente y segura de las operaciones de comercio exterior.
Luis Eduardo Orduña García
Consultor
Área Auditoría Preventiva en Materia de Comercio Exterior
