Errores más comunes de la administración del Sistema de Control de Inventarios | Anexo 24 |

En la actualidad, existen más de 6,400 empresas autorizadas que cuentan con Programa IMMEX, las cuales, entre otras obligaciones, tienen la de administrar un sistema de control de inventarios (Anexo 24), con la finalidad de controlar las mercancías importadas temporalmente y acreditar el retorno de estas al extranjero o su tratamiento correspondiente, mismo que debe estar actualizado en todo momento.

De conformidad con lo establecido en el artículo 59 fracción I, de la Ley Aduanera, “quienes importen mercancías bajo el régimen de importación temporal para elaboración, transformación o reparación en programas de maquila o de exportación; el régimen de depósito fiscal; o el de elaboración, transformación o reparación en recinto fiscalizado, deberán cumplir, sin perjuicio de las demás obligaciones previstas por esta Ley, en llevar los sistemas de control de inventarios en forma automatizada”, obligación aplicable a cualquier persona que introduzca o extraiga mercancía; sin embargo. la regla 4.3.1 de las Reglas Generales de Comercio Exterior establece que las empresas con programa IMMEX que importen temporalmente mercancías al amparo de su respectivo programa y las ECEX, deberán llevar el control de inventarios de forma automatizada que contenga al menos los catálogos y módulos establecidos en el Anexo 24, apartado I

Es importante mencionar que administrar y controlar correctamente este sistema de control de inventarios es particularmente indispensable para las empresas IMMEX con operaciones temporales, ya que, mediante dicho sistema se controlan las existencias, plazos de permanencia y los retornos de éstas, además de aquella mercancía que se encuentra pendiente de algún tratamiento (regularización, retorno, entre otros), indicativos importantes para el buen control de sus operaciones de una empresa con programa IMMEX.

Es muy común que, derivado de las múltiples tareas de la operación diaria del área de logística o tráfico, una cantidad importante de compañías tienden a dar menor importancia a la administración y control de este sistema (Anexo 24), sin embargo, no cumplir con las obligaciones establecidas en la legislación aduanera referentes al mismo, es causal de cancelación del programa IMMEX, lo que representa un riesgo en caso de que se inicien facultades de comprobación por parte de la autoridad aduanera, ya que, incluso pueden desconocer los destinos aduaneros de las mercancías (en particular los retornos) y debido a esto, sea exigible el pago de la totalidad de las contribuciones aplicables a la mercancía importada temporalmente, incluso el pago por el valor comercial de la misma, que puede generar la suspensión e incluso la cancelación del programa IMMEX.

A través de varios años de revisiones y validaciones de información de diversos sistemas de control de inventarios (Anexo 24) de empresas de varios sectores productivos del país, hemos detectado los siguientes errores más frecuentes:

• Información básica desactualizada e incompleta (Catálogos)

La información medular para el adecuado funcionamiento del sistema de inventarios son los catálogos, los cuales engloban información como números de parte, fracciones arancelarias, patente de agentes aduanales, cartas de materiales, entre otros.

Contar con información errónea y desactualizada en los catálogos afecta el óptimo desempeño del mismo sistema, ya que, este no replica de manera adecuada y puntual la operación de la empresa, dando como resultado un descargo de importaciones inexacto y que no se apega a la realidad de la empresa.

Por anterior, se sugiere que se validen, revisen y comparen dichos catálogos con algún sistema interno por lo menos cada bimestre con la finalidad de no omitir ningún tipo de actualización.

• Errores de captura

Cuando una empresa captura la información de las operaciones, el error humano es una constante. Es muy común que las empresas cometan errores como:

• Cantidades y valores de mercancías incorrectas
• Diferencias en impuestos (IVA, IGI)
• Formas de pago incorrectas
• Operaciones faltantes (No Registradas)
• Factores de conversión incorrectos o nulos
• Unidades de medida incorrectas
• Fracciones arancelarias inexistentes en TIGIE

Por lo que se recomienda compulsar con DataStage, las operaciones integradas en el sistema. De esta manera, la compulsa ayuda a validar que la información que se encuentra capturada en el sistema es correcta, completa y coincide con la información con la que cuenta la autoridad en sus bases de datos.

Con esta actividad se busca eliminar algunos de los errores mencionados, principalmente, se tiene la certeza de que la información que contiene el Anexo 24 es la misma con la que la autoridad cuenta.

• Faltantes en inventarios (Sobredescargo / Más salidas que entradas)

Cuando derivado de un error en los catálogos, en específico de los números de parte y las cartas de materiales desactualizadas, se afectan los descargos del sistema.

El sistema, al descargar, valida en el inventario el número de parte del insumo seleccionado acorde a la carta de materiales y, al no encontrar existencias del insumo, el sistema determina que existen faltantes, también conocidos como sobredescargo (más salidas que entradas) de los números parte que no se pudieron descargar. Esto indica que, durante el periodo de efectividad de la carta de materiales, el insumo no tiene importaciones o saldo suficiente, para efectuar un descargo.

Los errores mencionados con anterioridad podrían desencadenar una serie de inconsistencias en la presentación de la información y en el control de la operación ya que, influyen en la estructura asignada a los descargos de los materiales, la temporalidad y el tipo de clasificación asignados.

Por lo que, en este sentido, se recomienda a las empresas cuidar la correcta administración y control su Sistema de Control de Inventarios, con la finalidad acreditar con éxito la operación y el tratamiento legal de las mercancías de importación temporal al amparo del programa IMMEX, y en caso de recibir algún requerimiento por parte de la autoridad, evitar que esta autoridad desconozca los retornos de la mercancía importada temporalmente.

De manera preventiva las empresas que administran un programa IMMEX deberán realizar análisis de sus bases de datos, con la finalidad de identificar todas las omisiones y errores en la captura de información y, con base en ello sea posible la autocorrección y el cumplimiento de esta obligación en todo momento.