Importancia del Data Stage en las operaciones de comercio exterior

Toda persona física y/o moral importadora y exportadora que realiza operaciones de comercio exterior cuenta con un registro integral de sus operaciones en el Sistema Automatizado Aduanero Integral (SAAI M3) por parte del SAT, dicho registro se conoce como data stage o glosa de pedimentos,  el cual es un archivo .ZIP integrado por 26 archivos “.asc” que contienen toda la información plasmada en los pedimentos, de todas las operaciones registradas, es decir,  un registro de los pedimentos realizados con el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), por cualquiera de las 49 aduanas de México.

Por lo anterior, es importante considerar el data stage como herramienta clave para el buen control y evaluación de las operaciones de comercio exterior, a continuación, señalaremos el porqué de dicha importancia y cómo obtenerlo.

Importancia de contar con el data stage de forma mensual

Este archivo o reporte nos permite visualizar puntos importantes que involucran a toda la cadena de operación de la organización, entre los que destacan:

• Las operaciones realizadas por la organización.
• Información de los proveedores y compradores.
• Información de las operaciones realizadas por Agente Aduanal y por aduana.
• Volumen de mercancía importada y/o exportada mensualmente.
• Costos en fletes e incrementables de cada operación.
• Mercancía y fracciones arancelarias utilizadas, así como el valor declarado por mercancía (valor aduana, valor comercial y valor dólares).
• La información de las contribuciones causadas (IVA, IGI, DTA, PRV, etc.), las pagadas en efectivo y con otras formas de pago, así como las fechas del momento del despacho y pago del pedimento.
• Detección de errores en la información transmitida al SAT y su corrección en tiempo y forma, así como todas las rectificaciones realizadas a los pedimentos.
• Cantidad y tipo de incidencias detectadas en el despacho aduanero, es decir si al momento de activar el mecanismo de selección automatizado se obtuvo reconocimiento aduanero o desaduanamiento libre.

Con la información contenida en el reporte Data Stage, los responsables del área de comercio exterior y en ocasiones responsables de otras áreas lo utilizan para obtener información exacta y de valor para sus operaciones diarias, como lo son:

• Validar operaciones efectuadas durante el mes inmediato anterior. 

Así podemos corroborar que no se haya utilizado nuestro RFC para realizar operaciones a nuestro nombre sin nuestro consentimiento. De esta forma se puede validar que las operaciones efectuadas tanto de importación como de exportación sean realmente actividades propias de la organización. Ya que, existen ocasiones donde el agente aduanal hace uso indebido del encargo conferido, realizando rectificaciones sin una autorización previa por el importador/exportador.

• Realizar auditorías preventivas de forma interna, para acciones correctivas de forma inmediata y de esta forma evitar una multa por parte de la autoridad. Podemos citar como un ejemplo muy común el declarar un incoterm que en el precio pagado no incluye el pago del flete internacional (EXW, FCA, FAS, FOB) y éste no sea declarado en pedimento de tal forma que la autoridad puede determinar la multa establecida en el Artículo 200 de Ley Aduanera, que refiere a la multa aplicable cuando no pueda determinarse el valor en aduana de las mercancías se aplicará a los infractores una multa de $62,210.00 a $82,950.00.

Otro ejemplo es la falta de algún identificador en pedimento ubicados en el apéndice 8 del Anexo 22 de las Reglas Generales de Comercio Exterior (RGCE), que pueda derivar de esta omisión una multa por dato inexacto en pedimento.

Debido a que la información puede migrarse a Excel, es más sencillo realizar una serie de filtros para determinar si existe tal omisión, lo cual reduce tiempo de revisar cada uno de los pedimentos.

• Solicitar devoluciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA) por parte del área de contabilidad.

• Capturar, migrar o verificar información en el Anexo 24 (Sistema de control de inventarios).

Entre las actividades que se destacan este ente apartado son la captura de los pedimentos de importación temporal y exportaciones (retornos) que afectan a estos para aplicar descargos y, de esta forma tener actualizado el sistema, identificar los pedimentos de importación temporal para realizar cambios de régimen y en caso de que se haya excedido el plazo de retorno hacer regularizaciones, llevar un control adecuado de las exportaciones temporales para reparación en el extranjero.

Con lo anterior damos por cumplida la obligación estipulada en el Artículo 59 de Ley aduanera en su fracción I, que establece llevar los sistemas de control de inventarios de forma automatizada. Evitando así un error en sistema o en la operación como puede ser: pedimentos de importación vencidos, error en claves de pedimento, sobre – descargos, entre otros.

• Transmitir descargos en la plataforma del Anexo 31 (Sistema de control de cuentas de créditos y garantías (SCCCyG).

• Realizar reportes de operaciones para presentar a directivos de la organización con el fin de evaluar el comportamiento de la organización en cuanto a montos, cantidades, costos, clientes y proveedores, países, gastos y en base al análisis realizado de estos datos apoyarán en la toma de decisiones.

¿Cómo se obtiene el Data Stage?

La empresa debe contar con su oficio de matriz de seguridad vigente para poder recibir este archivo de forma mensual vía correo electrónico. 

Para obtener la matriz de seguridad se debe presentar una solicitud dirigida a la Administración Central de Planeación Aduanera en el cual básicamente consiste en señalar los correos electrónicos en los cuales se desea recibir esta información, además de los datos de la empresa y adjuntar documentación que acredite a la persona que firma la solicitud con poderes de representante legal, considerando una respuesta de un lapso no mayor a 10 días hábiles.

Cabe señalar que, por cuestiones de los cambios en el actual gobierno y el despido de personal en las distintas dependencias, el plazo de respuesta estipulado en la legislación vigente no se respeta. Por lo que, es necesario considerar dichos factores al realizar diversos trámites de comercio exterior.

Una vez que el contribuyente cuente con la Matriz de Seguridad, ésta tendrá una vigencia de 3 años contados a partir de la fecha de emisión del oficio, se procede a solicitar el Data Stage en las oficinas de la Administración Central de Planeación Aduanera en los teléfonos de atención a usuarios (señalados en la parte inferior del oficio de matriz de seguridad). 

Una vez obtenido el oficio de matriz de seguridad se empieza a recibir el data stage de forma mensual (los primeros 10 días hábiles del mes inmediato anterior) en los correos dados de alta en la solicitud, cabe mencionar que existe la posibilidad para el contribuyente de realizar una solicitud de varios periodos (data stage histórico), estas solicitudes pueden ser a partir de Enero 2002, hay que tomar en cuenta que el sistema del SAT solo registra solicitudes con periodos máximos de 5 años, recibiendo un folio por cada solicitud realizada.

Para la solicitud específica de operaciones es necesario proporcionar el RFC y responder los 3 (tres) campos con códigos alfanuméricos del recuadro que contiene la matriz de seguridad por motivos de seguridad para el solicitante, indicando el periodo de tiempo que es requerido. Por otra parte, cuando la solicitud de operaciones de comercio exterior ya se ha solicitado previamente o se realiza una solicitud histórica, se considerará como un “reproceso”, por lo tanto, la información se procesará de 30 a 60 días naturales, a fin de darle prioridad a las solicitudes que no se hayan solicitado previamente.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) envía el Data Stage por medio del siguiente correo: Sistema de Consulta de Comercio Exterior SICE@sat.gob.mx

A la postre, es importante reiterar la importancia del conocimiento de esta herramienta y su uso, con el fin de llevar un control adecuado de las operaciones de comercio exterior realizadas y a su vez una evaluación de las mismas, en apego a la legislación vigente; detectando errores en el llenado del pedimento, identificando al agente aduanal que realizó el despacho y la aduana por la que se efectuó, entre otras acciones que ayudarán a implementar soluciones correctivas para tener operaciones con menos errores y de esta forma disminuir el riesgo financiero en caso de alguna posible revisión por parte de la autoridad aduanera.

Lic. Luis Fernando Guzmán Peña 
Coordinador área de auditoría IC LAWYERS